一个人能处理的工作量有限,作为一个管理者,手中的事物总是很多,但是要想在有限的时间内成功做完更多的事其实很简单,那就是放心地把事情交给员工去做。这样一来,即使你不在的时候,工作也能顺利进行。要先让每个员工都了解自已的工作。
如果故意将事情复杂化进行。就会产生很多问题。这种类型的管理者或许是不放心把事情交给员工做,害怕这么一来,无形中自我存在的价值就变小了。其实,管理者把事情交给员工,并不表示责任没了,他还是要时常注意工作进度的。聪明的管理者都会将一些简单的工作交由员工处理,自己则必须在思考新的企划方案、改善现状方面下工夫。换句话说,管理者必须做一些计划性的工作。如果管理者整天忙于事务而无法对将来作计划,那么他的工作只能是事倍功半。
某企业业务主管的桌上有着堆积如山的文件,他常常被工作压得透不过气来。参加了经理教育培训后,他学会了分析工作上的问题,回到工作岗位后,马上进行工作的重新分配。首先,把那些自己处理不完的文件做些详细的说明,经其说明后,每个员工都能愉快胜任。主管的桌上再也没有堆积如山的文件了。企业内的工作进行得很顺利,主管还得到上司很好的评价,说他处理事情比以前更有效率。这么一来,这位主管就有充裕的时间去做新计划的推广工作了。让自己轻松胜任工作就是这么简单,管理者只要向员工说明眼前应该处理的文件,然后把事情交给他们处理就行了,这样不仅自己有了充裕的时间去全力策划新工作,而且还提高了整个团队的工作效率,节省了时间,节约了成本,同时也避免了一些摩擦。
但是在实践中,为什么把工作派给别人去做对某些人来说仍然是非常困难的事呢？
下面就是些可能的原因及相关简单可行的解决建议：
①如果你把一件你可以干得很好的工作派给别人做了,也许就达不到你可以达到的水平,或者不如你做得那么快，所以,你求全求美的思想一作乱,你就以为派给别人做,不会做得像你自己做得那般好。这时你就要问问你自己:尽管别人不如你做得好,但是不是也能达到目的了呢?如果不是,你能不能教教他,让他把工作做好呢?
②如果让别人来做你的工作,也许你会担心他们做得比你好,而最终会取代了你的工作。但是,如果你把那些常规性的工作派给别人去做,你自己就可以腾出时间来做一些更富有创造性的工作。而且,如果你能让你培植的人才取代你的工作,你也就能让你自己再升一级,何乐而不为呢？你应该把工作派给别人去做,教给你手下一些东西,以便给自己腾出时间来从事更为重要、更为紧急或更具创造性的工作。
③如果你放弃了你的职责,你将无事可干。因为害怕把工作派给别人做了之后就无事可干了,所以那些握有些小权的人哪怕是芝麻绿豆点大的小事也不愿放手让别人去干。然而,你应该认识到,放手让别人去干一些小事只会有助于你提高处理更大的管理性工作的能力。
④你没有时间去教别人如何接手工作。在这一点上,你得明白,如果没空训练别人接手工作,你自己就要干得就越多。事情总要分个先后,教会别人干了,你就多出时间来可以干别的更为重要的事情了。也许在你的潜意识里,因为前三个原因,你仍不愿意让人接手你的工作。
⑤没有可以托付工作的合适人选。这是主管们为不分派工作而找的最为常见的理由。这并不是说没有这样一个人可以来承担这项工作,而是这个人如果不是太忙,就是不愿意干分配给他的那件工作,再就是别人认为他能力不够。如果你确确实实想要把工作派下去让别人来干,那么,在你花一番时间作一番努力之后,所有上述的这些困难都是不难克服的。你要对付的第一件事也许就是你自己对此事所持的抵制心态。你到底在担心些什么?如果你确实有理由担心,在你的一个下属工作上出了差错之后,你就会失掉你的工作;或者,在你工作的地方,工作氛围相当糟糕,你担心工作不会有什么起色,这时候,你就得和你的上司谈谈这些情况,从而在分派工作这件事情上得到他的支持。如果你根本没有什么可以担心的,你仍然不愿把工作交给员工去做,那么只能证明你是个喜欢把简单的事情搞复杂的家伙,你需要好好清理一下脑子了。
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